sábado, 12 de noviembre de 2011

MODELO ADMINISTRATIVO DE LAS 7"S"




Modelo de las 7 "S"
El modelo de las 7-S de McKinsey ha sido ampliamente comprobado en diversas empresas y se ha utilizado como marco de referencia en escuelas administrativas.

Éstas 7-S son:
  1. Habilidad, es necesario determinar los alcances de la organización
  2. Estructura, debe definirse con claridad las funciones y el organigrama de la empresa
  3. Sistemas, refiere sobre los procesos y organizaciones formales o informales dentro de la organización
  4. Estilo, quiere decir que hay que definir la forma de afrontar los momentos de crisis
  5. Personal, todo lo relacionado con el RRHH de la organización, características, educación.
  6. Valores compartidos, el significado de la empresa y la relación que determina con las personas
  7. Estrategia, el plan para la asignación de recursos y el desarrollo de la gestión en la organización.

Todos estos elementos van de la mano con la calidad total de la compañía disminuyendo los costos.


Los pasos para la implementación de la calidad total son:


a) Conocimiento de los cambios a efectuar.
b) Aplicación de los conocimientos.
c) Cambios en las conductas personales.
d) Cambio en el comportamiento grupal.
e) Hacer bien las cosas desde la primera vez.



Bajo un esquema:


1. Crear constancia en el propósito de mejorar.
2. Adoptar la nueva filosofía.
3. No depender de la inspección masiva.
4. Acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio.
5. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de producción y servicios.
6. Instituir la capacitación en el trabajo.
7. Instituir el liderazgo.
8. Desterrar el temor.
9. Eliminar las barreras que existen entre las áreas de Staff y las de Línea.
10. Eliminar los slogans, las exhotaciones y las metas numéricas para el personal.
11. Eliminar las cuotas numéricas.
12. Derribar las barreras que miden el orgullo de hacer bien un trabajo.
13. Instituir un programa vigoroso de educación y reentrenamiento.
14. Tomar medidas para lograr la transformación.


Las cuatro etapas básicas para alcanza la calidad total:

Etapa 1

Producir bienes y/o servicios que se entreguen tal y como se generan.


Etapa 2

Entregar productos y proporcionar servicios sin defectos, repitiendo los que no cumplen con las especificaciones. 

Etapa 3
Producir con cero defectos bienes y/o servicios controlando los procesos de elaboración.  

Etapa 4
Producir con "cero defectos" bienes y/o servicios incorporando las necesidades del cliente al diseño y elaboración de los mismos. 

TEORÍA DE LAS 5 (s)



Dentro de la administración y mejora de los procesos los japoneses han implementado una serie de metodologías encaminadas a mantener y mejorar la situación de las diferentes áreas de una organización.

Se establece que todos los días se debe mejorar algo, que esta actividad se convierte en un hábito que se puede implementar como estrategia en cualquier nivel de la compañía en busca del cumplimiento de los objetivos.

Las 5"s"  y los siete tipos de desperdicio:

  1. desperdicio de sobre-producción
  2. desperdicio de inventarios
  3. desperdicio del transporte
  4. desperdicio de espera
  5. desperdicio de movimiento
  6. desperdicio de sobre-proceso
  7. desperdicio de corrección

Las 5"s" buscan observar en el trabajador como reflejo del sistema:

- producen?
- se mueven por todos lados?
- acarrean cosas?
- están en riesgo?
- inspeccionan material?

KAI = CAMBIO
ZEN= BUENO (para mejorar)

Kaizen se define entonces como una cultura y filosofía de mejora continua, dentro de las cuales encontramos el control total de la calidad, los círculos de calidad, sistema de sugerencias y auto-disciplina entre otros.

SEIRI , desechar lo que no se necesita
SEITON, un lugar para cada cosas, y cada cosa en su lugar
SEISO, limpiar el sitio de trabajo y los equipos, revenir la suciedad y el desorden
SEIKETSU, preservar altos niveles de organización, orden y limpieza
SHITSUKE, crear hábitos en las cuatro anteriores

Estas actividades buscan ligar los 7 desperdicios a las actividades observadas en los trabajadores.

Se busca desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, implementar sistemas de calidad total.

JUSTO A TIEMPO - JUST IN TIME "JIT"

JUST IN TIME


"PRODUCIR LOS ELEMENTOS QUE SE NECESITAN, EN LAS CANTIDADES QUE SE NECESITAN Y EN EL MOMENTO QUE SE NECESITAN"

El método justo a tiempo - JUST IN TIME (JIT), es un sistema de organización de la producción para las fábricas  que permite aumentar la productividad, reducir el costo de la gestión y las pérdidas en los inventarios por acciones innecesarias, de esta manera se trabaja sobre pedidos reales. 




domingo, 6 de noviembre de 2011

REINGENIERIA


CUANDO LAS COSAS NO ESTÁN FUNCIONANDO COMO DEBIERA.


Llega la reingeniería, conceptualizado como el rediseño de los procesos en una organización, es un cambio drástico. Es comenzar de cero, porque si al hablar de reingeniería es hablar de un todo, no de una parte o sección.

En estos casos incluso es necesario que la empresa cuando adopta el concepto de reingeniería debe replantear las reglas y políticas convencionales que viene aplicando cotidianamente.

También debe caracterizarse por tener una capacidad de adaptación a los cambios.


LOS 13 CONCEPTOS FUNDAMENTALES.
  1. Comenzar de cero.
  2. Cambios radicales, brutales, espectaculares. cambios 100%.
  3. Esta enfocada a procesos, no a departamentos, personas o estructuras
  4. Tiene una visión holística, perspectiva integral de los procesos, se ve el todo y no fracciones.
  5. La división del trabajo ya no funciona, hoy en día es necesario trabajar en forma integrada y dinámica.
  6. Es enemiga de la especialización, la especialización pierde flexibilidad.
  7. Se apoya en el principio de la incertidumbre, pura intuición pero no ciega, parte del supuesto de que el determinismo no existe, no hay nada establecido o determinado.
  8. Su herramienta principal es la destrucción creativa, hay que destruir de manera creativa pensando de la misma forma en los nuevos procesos a implementar.
  9. No hay un modelo preestablecido de reingeniería, el modelo es que no hay modelo, cada quien debe hacer su propio proyecto.
  10. Lo mas importante es un cambio de mentalidad, no se piensa en tareas aisladas si no en procesos integrados.
  11. Debe realizarse de arriba hacia abajo.
  12. Luego de abajo hacia arriba.
  13. Si no hay convicción es mejor no hacer la reingeniería.

ESCUELA DEL CONTROL DE CALIDAD

SUS PRINCIPALES EXPONENTES:




KAOURU ISHIKAWA










Esta teoría ha surgido en la ultima década de los años 80 como una forma de pensamiento administrativo por la escuela japonesa de adminstración.



Deming enumera 14 puntos para que la gerencia pueda desarrollar mejor su función:

1. Ser constante en los propósitos de mejorar los productos y los servicios.

2. Adoptar la nueva filosofía, la calidad debe convertirse en la filosofía de la organización.

3. No depender mas de la inspección masiva, evitar que la revisión sea hasta el momento en que el producto ya haya finalizado.

4. Acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio, la calidad no va solo en los procesos, también esta en los insumos utilizados durante estos procesos.

5. Mejorar continuamente el sistema de producción y de servicios, la innovación para satisfacer mejor la demanda.

6. Instruir la capacitación en el trabajo, en la practica hay que enseñar la mejor forma de realizar las diferentes operaciones.

7. Instituir el liderazgo, el gerente debe ser el guía de la organización.

8. Desterrar el temor, participación de cada uno de los empleados.

9. Derribar las barreras que hay entre las áreas de staff, se debe tener conocimiento de cada uno de los departamentos que funcionan en la empresa.

10. eliminar los slogan, las exhortaciones y las metas numéricas para la fuerza laboral.

11. Hay que eliminar las cuotas numéricas, de lo contrario se da margen de error.

12. Derribar las barreras que impiden el orgullo de hacer bien un trabajo, el empleado debe sentirse identificando con el trabajo que realiza.

13. Instaurar un programa vigoroso de educación y entrenamiento, la satisfacción del usuario es una de las premisas.

14. Tomar medidas para la transformación, planear, hacer, evaluar, analizar los resultados y repetir el ciclo.

VALORES INDISPENSABLES:

- EL SERVICIO AL CLIENTE

- LA PARTICIPACIÓN

- LA EDUCACIÓN Y LA CAPACITACIÓN

- DETECTAR OPORTUNA Y EFICAZMENTE LOS PROBLEMAS


LOS FACTORES.
  1. El ser humano

  2. El medio ambiente

  3. La motivación (participación, integración, logro de objetivos, capacitación y adiestramiento).

  4. El liderazgo

  5. La comunicación

  6. El conflicto

  7. El poder

  8. El cambio

  9. La toma de decisiones

  10. La participación

  11. La organización

  12. La eficiencia




TEORÍA DE LAS RESTRICCIONES

La teoría de las restricciones o limitaciones (TOC) fue creada por Eliyahu M. Goldratt, físico de origen Israelí, quien abordo el tema por medio del libro titulado LA META a mediados de los años 80, en busca del mejoramiento de la adquisición y satisfacción de los clientes de una empresa.

Esta teoría parte de la base de que todos los procesos de una organización que no tengan los mejores resultados es porque tienen una limitación o restricción y que por lo tanto es necesario iniciar un proceso para identificarle y resolverle, es decir, un proceso de mejora continua.


El Dr. Goldratt considera que esta teoría se explica fácilmente si miramos la organización como una cadena, en donde cada departamento o sección es un eslabón de la misma, y que podría suceder que en uno de esos eslabones se presente la restricción, y consecuentemente es allí donde debemos concentrarnos para lograr un mejoramiento sustancial.

La TOC es un proceso de mejora continua en donde se busca eliminar las restricciones y los cuellos de botella de los procesos, se emplea generalmente para mejorar fallas en las organizaciones, generalmente estas fallas son de tipo financiero.

Restricción no es sinónimo de recursos escasos, restricción es lo que impide alcanzar el mas alto desempeño en relación con la meta de la organización y es aplicada para responder estas cuatro preguntas:

Qué cambiar?
Hacia qué cambiar
Cómo causar el cambio?
Cómo asegurar la mejora continua?

HAY DOS CLASE DE RESTRICCIONES:

1. LIMITACIONES FÍSICAS, que son mercados, manufactura, disponibilidad de materia prima, equipos, instalaciones o recursos humanos, que evitan que el sistema cumpla con su meta de negocio. Se pueden solucionar contratando mas personal, alquilar o comprar más equipos en busca de mayor eficiencia.

2. LIMITACIONES POLÍTICAS, que consiste en todas aquellas reglas que evitan que la empresa alcance su meta, como ejemplo no hacer horas extras, trabajar en otros turnos, no vender a crédito, la eficiencia, productividad, margen de producto o valor agregado.

INDICADORES PARA EVALUAR EL IMPACTO DE CUALQUIER ACCIÓN EN LA META DE CADA EMPRESA:
- BENEFICIO NETO
- RENTABILIDAD
- LIQUIDEZ

INDICADORES DE PARÁMETROS DE EXPLOTACIÓN Y ORDEN DE IMPORTANCIA:

1. INGRESO NETO, dinero generado a través de las ventas, todo el dinero que ingresa al sistema
2. INVENTARIOS, todo el dinero que el sistema invierte en adquirir bienes que luego pretende vender
3. GASTO DE OPERACIÓN, todo el dinero que gasta el sistema para convertir el inventario en ingresos netos

PASOS PARA IMPLEMENTAR ADECUADAMENTE LA TEORÍA DE LAS RESTRICCIONES:

1. IDENTIFICAR LA RESTRICCIÓN, que es aquella variable que influye en el transcurso normal de la organización.
2. DECIDIR COMO EXPLOTARLA, implica cómo hacer para sacar provecho a esta situación
3. SUBORDINAR TODO A LA RESTRICCIÓN, todo el esquema de la organización gira en torno a la limitación
4. ELEVARLA, proponer un plan de mejoramiento para eliminarla
5. BUSCAR SI HAY OTRAS RESTRICCIONES, porque es probable que en cualquier momento surja alguna.

CONCLUSIONES:

Para implementar un modelo de mejora con la TOC, se necesita apoyo de los gerentes trabajando en equipo con todo el personal a cargo para que todos se involucren y orienten sus pensamientos hacía el alcance de la meta. La única y verdadera vía para mejorar realmente el funcionamiento de una empresa es identificando y eliminando sus restricciones, sean del tipo que sean, así rompiendo con el paradigma de muchas compañías se obtienen buenos resultados:
  • Reducción de un tiempo considerable en la producción
  • Mejora en un alto % en el cumplimiento de las entregas
  • Reducción de los inventarios
  • Incremento en ventas
EJEMPLO: en una fábrica de chocolates una de las máquinas importantes en el proceso, se avería y es necesario que el repuesto sea importado lo que implicaría una RESTRICCIÓN porque sin esta máquina es imposible sacar la producción en el tiempo estipulado.
Sin embargo la empresa debe seguir operando y lo ideal es obtener otra máquina que pueda realizar la misma función así no de la misma capacidad de producción, igual tratándose de un producto perecedero es aconsejable disminuir un poco la producción, paralelamente se debe realizar el proceso de compra del repuesto de manera que llegue en el menor tiempo posible y como hubo atraso en la producción anterior se trabaja con la máquina ya arreglada a su máxima capacidad para superar el déficit generado en la etapa del daño de la maquina.

PROCESO DE MEJORA CONTINUA:



Este proceso parte del concepto de MEJORA, de los productos, servicios y procesos; esta postura debe generalizarse como base para asegurar la estabilización de los procesos, entre mas grande sea la organización con mayor razón se deben implementar las mejoras.

Algunas de las herramientas pueden ser acciones correctivas, preventivas y estudio de la satisfacción de los clientes.

El proceso de Mejora Continua, requiere apoyo en la gestión, retroalimentación y revisión de los pasos que se llevan a cabo en cada actividad, claridad en la responsabilidad de cada acto realizado, poder para el trabajador, forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso.

ENFOQUE AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIÓN

TEORÍA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL





- Nació en la década de 1960 en función de los cambios en el mundo de las organizaciones y en función de la no modernización de las estructuras organizacionales a las nuevas circunstancias.

- Tiene su origen en la T. del Comportamiento y en los consultores de dinámica de grupo y comportamiento organizacional, amplió su área de actuación y llegó a enfocar a las organizaciones como un todo bajo un enfoque sistémico.
- Presenta nuevos conceptos de organización, de cultura y de cambio organizacional dentro de las suposiciones de la T. del Comportamiento.

-   Se compone de tres etapas:
1. Recolección de datos
2. Diagnóstico organizacional
3. Acción de intervención

ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ADMINISTRACIÓN

TEORÍA DE SISTEMAS.

CON LA APARICIÓN DE LA TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS, EL REDUCCIONISMO, EL PENSAMIENTO ANALÍTICO Y EL MECANICISMO SE SUSTITUYEN POR SUS OPUESTOS, EXPANSIONISMO, PENSAMIENTO SINTÉTICO Y TEOLOGÍA, PASANDO DE UN SISTEMA CERRADO DE ADMINISTRACIÓN A UNO ABIERTO.

TEORÍA CIBERNÉTICA.


La cibernética surgió como una ciencia interdisciplinaria para relacionar todas las ciencias, es la ciencia de la comunicación y control a nivel ser vivo y máquina, esta comunicación hace que los sistema se integren y sean coherentes.

Es una ciencia interdisciplinaria que posee sistema de organización, procesamiento y control de la información que ayudan al desarrollo de otras ciencias.

A pesar de ser una ciencia nueva proporcionó profunda influencia sobre la administración de las organizaciones no sólo en el aspecto de ideas si no también en el aporte de nueva tecnología (máquinas inteligentes, computadoras). Así, dentro de las consecuencias e influencias encontramos la automatización y la informática.

TEORÍA MATEMÁTICA.




Esta teoría es un enfoque reciente en el ámbito de la administración, su principal área de aplicación es en la toma de desiciones especialmente si son programables o cuantitativas.

Se conocen varias técnicas como la teoría de los juegos, de las colas, de los grafos, programacion lineal, análisis estadístico y cálculo de probabilidad.

Este enfoque se fundamenta en la necesidad  de medir y evaluar cuantitativa y objetivamente las acciones organizacionales.

La aplicación de este enfoque va dirigido a los niveles organizacionales relacionada con las operaciones y las tareas de la organización, utiliza la contribución de la tecnología informática.

sábado, 5 de noviembre de 2011

ENFOQUE ESTRUCTURALISTA DE LA ADMINISTRACIÓN




LOS TIPOS DE SOCIEDAD SEGÚN MAX WEBER 

1. SOCIEDAD TRADICIONAL, con características patriarcales (familia, clan, sociedad medieval).
2. SOCIEDAD CARISMÁTICA, características  místicas, arbitrarias y de personalidad (grupos revolucionarios, partidos políticos).
3. SOCIEDAD LEGAL, RACIONAL O BUROCRÁTICA,  normas institucionales, racionalidad en los medios y en los objetivos (estados modernos)


LOS TIPOS DE AUTORIDAD - PARA CADA SOCIEDAD HAY UN TIPO DE AUTORIDAD (tener autoridad es tener poder):
Autoridad Tradicional, los subordinados aceptan las ordenes porque esa siempre fue la forma de hacer las cosas, patriarcalismo, el poder se trasmite por herencia y es conservador. Se cree en el pasado eterno, decisiones arbitrarias. Dos formas de aparato administrativo PATRIMONIAL (dependientes económicamente) – FEUDAL (no dependientes económicamente)
Autoridad Carismática, los subordinados aceptan las ordenes de su líder influenciados por su personalidad y liderazgo.  Es un poder sin base racional, inestable y de características revolucionarias. Involucra seguidores que son los intermediarios entre el líder y la masa, además resaltan las características personales como la confiabilidad que en sí la calificación de las personas.
Autoridad Legal, racional o burocrática, los subordinados aceptan las ordenes porque están basadas en preceptos o conjunto de normas, es de tipo técnica, meritocrática y administrativa, el pueblo obedece porque estas normas son creados por los gobernantes, es el modelo típico de la sociedad moderna.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES:
El papeleo se multiplica y se incrementa, lo que impide
soluciones rápidas y eficientes. Burocracia no es el defecto de las
funciones (disfuncional) para Weber, significaba eficiencia.
1. CARÁCTER LEGAL DE LAS NORMAS Y REGLAMENTOS, la organización se basa en una legislación propia, escritos exhaustivos que abarcan todas las áreas como regulador de las actividades, estos reglamentos son legales y brindan poder y autoridad para imponer la disciplina.
2. CARÁCTER FORMAL DE LAS COMUNICACIONES, todas las reglas decisiones y acciones son formuladas y registradas por escrito, para la debida comprobación, documentación e interpretación univoca.  Como las comunicaciones son repetitivas y constantes se utilizan formatos y rutinas especificas.
3. CARÁCTER RACIONAL Y DIVISIÓN DEL TRABAJO, existe división del trabajo fundamentada en los objetivos que se deben alcanzar, se establecen las atribuciones de cada participante, con cargos, funciones, competencias y responsabilidades especificas.  
4. IMPERSONALIDAD EN LAS RELACIONES, la burocracia necesita garantizar su continuidad a lo largo del tiempo, y como las personas vienen y van, se hace necesario que las actividades se distribuyan en función de los cargos y funciones de la organización y no de sus empleados.
5. JERARQUÍA DE LA AUTORIDAD, se establece como principio la jerarquía porque cada cargo inferior debe estar bajo control y supervisión, con el fin de reducir fricciones y crear escalones de autoridad.
6. RUTINAS Y PROCEDIMIENTOS ESTANDARIZADOS, el ocupante del cargo no hace lo que quiere, si no lo que le corresponde por medio de las reglas que imponen disciplina, y las actividades se ejecutan de acuerdo a las rutina y procedimientos establecidos para mayor productividad.
7. COMPETENCIA TÉCNICA Y MERITOCRACIA, la escogencia de los trabajadores se realiza por merito y conocimiento y no por relaciones personales. Todo el proceso de selección se basa en una serie de actividades, que se originan en concursos, exámenes, pruebas, títulos.
8. ESPECIALIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN, los administradores de la burocracia no son los dueños, accionistas o propietarios, surge el personal que se encarga de administrar la organización, el empleado no puede vender, comprar o heredar su cargo. “Existe un principio de completa separación entre la propiedad que pertenece a la organización y la propiedad personal del trabajador.
9. PROFESIONALIZACIÓN DE LOS PARTICIPANTES, cada empleado de la burocracia es un profesional. Es un especialista, es asalariado, ocupa un cargo,  su superior jerárquico lo nombra, su mandato es por tiempo indeterminado, hace carrera dentro de la organización, no posee propiedad de los medios de producción y administración, es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la empresa, el administrador profesional tiende a controlar cada vez mas las burocracias.
10. COMPLETA PREVISIÓN DEL FUNCIONAMIENTO, todo en la burocracia se establece para prever por anticipado los sucesos y volver una rutina la ejecución de los procesos en busca  de la máxima eficiencia del sistema.
Cuando los empleados se comportan de acuerdo a las normas su comportamiento es previsible.





Un video que muestra la realidad de la Teoría de la Burocracia: http://www.youtube.com/watch?v=a5umD5a6Z2w